(5) Kārtība, kādā aizsargājama informācija dienesta vajadzībām

1. Noteikumi nosaka kārtību, kādā aizsargājama informācija dienesta vajadzībām.

2. Latvijā radītai informācijai statusu "informācija dienesta vajadzībām" nosaka iestādes vadītājs ar rakstisku rīkojumu vai informācijas autors saskaņā ar iestādes vadītāja apstiprinātu ierobežotās pieejamības informācijas sarakstu, ievērojot Informācijas atklātības likumā noteiktās prasības.

3. No privāto tiesību subjektiem saņemtai informācijai statusu "informā­cija dienesta vajadzībām" piešķir, ja saņēmēj­iestādes amatpersona konstatējusi, ka informācija ir saistīta ar valsts drošību un to ir nepieciešams aizsargāt. Par statusa "informācija dienesta vajadzībām" piešķiršanu informācijai lemj iestādes vadītājs. Ja pieņemts lēmums informācijai piešķirt statusu "informācija dienesta vajadzībām", lietvedības nodaļas darbinieks izdara attiecīgu norādi uz saņemtā dokumenta un lieto citus šajos noteikumos paredzētos apzīmējumus, kā arī rakstiski informē privāto tiesību subjektu par to, ka saņemtajai informācijai piešķirts statuss "informācija dienesta vajadzībām".

4. Par informācijas dienesta vajadzībām aizsardzības pasākumu (turp­māk — aizsardzības pasākumi) nodrošināšanu konkrētā iestādē ir atbildīgs iestādes vadītājs. Iestādes vadītājs var norīkot darbinieku vai struktūrvienību (turpmāk — norīkots darbinieks), kas atbild par informācijas dienesta vajadzībām aizsardzību iestādē.

5. Ja saistībā ar darba vai dienesta pienākumu pildīšanu personai būs nepieciešams iepazīties ar informāciju dienesta vajadzībām, persona, stājoties darbā vai sākot pildīt dienesta pienākumus, iestādes vadītājam vai tā norīkotam darbiniekam rakstiski apliecina, ka ir iepazinusies ar informācijas dienesta vaja­dzībām aizsardzības kārtību un noteikto atbildību par tās pārkāpšanu, kā arī apņemas ievērot minēto kārtību (pielikums).

6. Persona iepazīstas ar informāciju dienesta vajadzībām tikai tādā apjomā, kāds nepieciešams darba vai dienesta pienākumu pildīšanai vai konkrēta uzdevuma veikšanai.

7. Ja persona veic darbu ar informāciju dienesta vajadzībām, tās pienā­kums ir:

7.1. ievērot informācijas dienesta vajadzībām izmantošanas, uzskaites, pavairošanas, iznīcināšanas, glabāšanas, nosūtīšanas un pārvadāšanas kārtību;

7.2. pēc iestādes vadītāja vai tā norīkotā darbinieka pieprasījuma sniegt paskaidrojumus par aizsardzības pasākumu neievērošanu;

7.3. pārtraukt rīcību, ar kuru informācija dienesta vajadzībām var tikt izpausta nepiederošām personām, un ziņot iestādes vadītājam vai tā norīkotam darbiniekam par konstatētajiem aizsardzības pasākumu pārkāpumiem.

8. Ja darba procesā ar dokumentu, kurš satur informāciju dienesta vajadzībām, tiek konstatēts, ka tas tieši skar citas Latvijas Republikas tiešās vai pastarpinātās pārvaldes iestādes, ārvalsts iestādes, starp­tautiskās organizācijas vai tās institūcijas kompetenci un ir nepieciešams tās darba vai dienesta pienākumu pildīšanai, iestādes vadītājs, ievērojot Informācijas atklātības likuma 8.1panta otrajā daļā noteiktās prasības, var nodot minēto dokumentu vai tajā iekļauto informāciju attiecīgajai iestādei, organizācijai vai institūcijai, ja šāda dokumenta vai tajā iekļautās informācijas nodošana nevar apgrūtināt iestādes darbu vai nodarīt kaitējumu personu likumiskajām interesēm.

9. Telpām, kurās veic darbus ar informāciju dienesta vajadzībām, jābūt nodrošinātām pret nepiederošu personu neatļautu iekļūšanu. Apmeklētāji šajās telpās uzturas tās personas klātbūtnē, kurai ir tiesības veikt darbu ar informāciju dienesta vajadzībām.

10. Informāciju dienesta vajadzībām pēc darba pabeigšanas glabā aizslē­dzamās telpās aizslēdzamās biroja mēbelēs, aizslēdzamos metāla skapjos vai seifos.

11. Ja telpās, kurās notiek informācijas dienesta vajadzībām apstrāde, nepieciešams veikt īslaicīgus saimnieciska rakstura darbus, darbinieks, kurš veic informācijas dienesta vajadzībām apstrādi, vai tā tiešais vadītājs personīgi nodrošina, lai informācija, kura apstrādes dēļ netiek glabāta saskaņā ar šo noteikumu 10.punktu, netiktu izpausta nepiederošām personām vai nenonāktu to rīcībā.

12. Informāciju dienesta vajadzībām nosūta ar ierakstītu pasta sūtījumu, ar diplomātisko pastu, ar kurjeru vai to adresātam nogādā iestādes darbinieks.

13. Uz sūtījuma iepakojuma nenorāda apzīmējumus, kas liecina par nosū­tāmās informācijas statusu. Iepakojumu apzīmogo un zīmogojumu un iepakoju­ma aizdares vietas nosedz ar caurspīdīgu līmlenti vai citu iepakojuma veidam piemērotu materiālu.

14. Informāciju dienesta vajadzībām var neiepakot, ja darbiniekam, kuram tā uzticēta saistībā ar darba vai dienesta pienākumu pildīšanu, darba vajadzībām nepieciešams šo informāciju iznest ārpus iestādes telpām, ar nosacījumu, ka informācija dienesta vajadzībām tiks pārnēsāta tā, lai garantētu tās drošu aizsar­dzību (piemēram, slēdzamā somā). Šo nosacījumu nepiemēro, ja darbinieks atstāj Latvijas teritoriju.

15. Persona, kas nogādā sūtījumu, ir atbildīga par informācijas dienesta vajadzībām aizsardzību tās pārvadāšanas un piegādes laikā, neradot iespēju nepiederošām personām iepazīties ar nosūtāmās informācijas saturu. Sūtījums jānogādā tā, lai nepiederošas personas nevarētu konstatēt, ka tiek pārvadāta aizsargājama informācija.

16. Informāciju dienesta vajadzībām darbinieks var ņemt līdzi komandējumā uz ārvalstīm, ja pārvadāšanas laikā un komandējuma vietā ir iespējams nodrošināt tās drošu glabāšanu.

17. Informāciju dienesta vajadzībām ārvalstīs var glabāt:

17.1. Latvijas Republikas diplomātiskajās un konsulārajās pārstāvniecībās;

17.2. Ziemeļatlantijas līguma organizācijas un Eiropas Savienības institū­ciju darba telpās;

17.3. to ārvalstu un starptautisko institūciju darba telpās, ar kurām Latvijas Republikai ir noslēgti līgumi par informācijas dienesta vajadzībām aizsardzību;

17.4. speciāli izveidotās glabātavās, ja darbinieka rīcībā nodotā glabātava ir aizsargāta pret nepiederošu personu piekļūšanu (piemēram, banku seifi, vies­nīcu seifi);

17.5. citās telpās, kurās darbinieks var nodrošināt informācijas dienesta vajadzībām personisku uzraudzību (piemēram, personas rīcībā nodotās viesnīcas telpas).

18. Informāciju dienesta vajadzībām drīkst apstrādāt elektroniski. Darbu ar informāciju dienesta vajadzībām atļauts veikt, izmantojot atsevišķus datorus, kā arī datorus, kuri ir pievienoti datoru tīklam (turpmāk — informācijas sistēmas), kas ir aizsargāts pret nepiederošu personu piekļūšanu. No informā­cijas sistēmas informāciju iespējams iegūt, izdrukājot attiecīgo informāciju, izmantojot elektroniskos informācijas nesējus (piemēram, disketes, kompakt­diskus) vai pārraidot publiskajos tīklos, ja tiek izmantotas Satversmes aizsardzības biroja atzītas šifrēšanas metodes.

19. Ministru kabinets izdod instrukciju, kurā nosaka drošības prasības informācijas sistēmām, kas savienotas ar internetu vai citu publisku tīklu. Šīs informācijas sistēmas akreditē Satversmes aizsardzības birojs.

20. Informācijas sistēmai, kurā apstrādā informāciju dienesta vajadzībām, nav nepieciešama aizsardzība pret elektromagnētisko starojumu.

21. Par tādas informācijas sistēmas drošību, kurā apstrādā informāciju dienesta vajadzībām, atbild ar iestādes vadītāja rakstisku rīkojumu (pavēli) norīkots informācijas sistēmas drošības pārzinis.

22. Iestādes vadītājs, ievērojot iestādes specifiku, var noteikt papildu pasā­kumus, lai iestādē nodrošinātu informācijas dienesta vajadzībām aizsardzību.

23. Iestādes vadītājs nosaka struktūrvienību vai amatpersonu, kas iestādē veic informācijas dienesta vajadzībām uzskaiti un reģistrāciju (turpmāk — lietvedības nodaļa).

24. Informāciju dienesta vajadzībām iestādē saņem un nosūta tikai ar lietvedības nodaļas starpniecību.

25. Lietvedības nodaļas darbinieks, saņemot informāciju dienesta vajadzī­bām, pārbauda sūtījuma adreses atbilstību, sūtījuma iepakojuma stāvokli un parakstās nosūtītāja pavadrakstā vai nosūtītāja reģistrācijas un uzskaites žurnālā par sūtījuma saņemšanu.

26. Ja lietvedības nodaļas darbinieks konstatē sūtījuma iepakojuma vai iepakojuma zīmogojuma bojājumu, kas liecina par to, ka varētu būt atklāts sūtījuma saturs, viņš par to izdara atzīmi nosūtītāja pavadrakstā vai nosūtītāja reģistrācijas un uzskaites žurnālā vai rakstiski informē par to nosūtītāju (ja sūtījums saņemts ar ierakstītu pasta sūtījumu).

27. Pēc sūtījuma iepakojuma atvēršanas lietvedības nodaļas darbinieks, pārbaudot dokumentu numuru atbilstību pavadvēstulē (ja tāda ir) norādītajiem numuriem, pārliecinās, vai tajā ir attiecīgā informācija dienesta vajadzībām. Ja lietvedības nodaļas darbinieks konstatē, ka sūtījuma saturs neatbilst norādītajam, viņš par to rakstiski informē nosūtītāju.

28. Saņemto informāciju dienesta vajadzībām (arī informācija dienesta vajadzībām, kas saņemta saskaņā ar šo noteikumu 18.punktu) reģistrē saņemtās informācijas dienesta vajadzībām reģistrācijas un uzskaites sistēmā, norādot informācijas avotu un nosaukumu, dokumentiem — nepieciešamos rekvizītus atbilstoši lietvedības noteikumiem.

29. Reģistrējot dokumentu, kas satur informāciju dienesta vajadzībām, dokumenta (pavadvēstules) pirmajā lappusē izdara atzīmi par dokumenta reģis­trāciju, norāda saņēmējas iestādes nosaukumu, saņemšanas datumu un reģistrā­cijas numuru.

30. Sagatavoto informāciju dienesta vajadzībām reģistrē sagatavotās un nosūtāmās informācijas dienesta vajadzībām reģistrācijas un uzskaites sistēmā, norādot informācijas avotu un nosaukumu, dokumentiem — nepieciešamos rekvizītus atbilstoši lietvedības noteikumiem.

31. Tehniskos informācijas nesējus (piemēram, disketes, optiskos diskus, magnētiskās kasetes), kas satur informāciju dienesta vajadzībām, reģistrē lietve­dības nodaļā iestādes vadītāja noteiktā kārtībā.

32. Informācijas dienesta vajadzībām reģistrācijas un uzskaites sistēmā nedrīkst būt dzēsumu vai aizkrāsojumu. Katrs izdarītais labojums jāatrunā, norā­dot lietvedības nodaļas darbinieka uzvārdu un apliecinot izdarīto labojumu ar parakstu.

33. Kad iestādē reģistrētā informācija dienesta vajadzībām nav nepiecie­šama darbam, darbinieks to nodod glabāšanā lietvedības nodaļā. Kad darbinieks lietvedības nodaļā saņem un nodod reģistrēto informāciju dienesta vajadzībām, lietvedības nodaļas darbinieks par to izdara attiecīgas atzīmes informācijas dienesta vajadzībām reģistrācijas un uzskaites sistēmās.

34. Informācijas dienesta vajadzībām speciālie apzīmējumi norāda infor­mācijas īpašo statusu un nepieciešamību šo informāciju aizsargāt. Speciālos apzīmējumus norāda uz dokumenta vai tehniskā informācijas nesēja, kurā ietverta saskaņā ar Informācijas atklātības likuma 8.1 panta pirmās daļas 1.punktu Latvijā radīta informācija dienesta vajadzībām.

35. Ja informāciju dienesta vajadzībām saturošā dokumenta pavadvēstule satur tikai informāciju par attiecīgā dokumenta nosūtīšanu, tā nav klasificējama kā informācija dienesta vajadzībām.

36. Uz dokumenta, kas satur informāciju dienesta vajadzībām, pirmajā lappusē augšējās malas labajā pusē (pirmsteksta zonā zem dokumenta autora veidlapas rekvizītiem) izdara atzīmi "DIENESTA VAJADZĪBĀM". Šis uzraksts norāda dokumenta kopējo aizsardzības statusu. Atzīmi "DIENESTA VAJADZĪBĀM" norāda arī uz disketēm, tabulām, kartēm, zīmējumiem, fotogrāfijām, kā arī citiem objektiem, kas satur informāciju dienesta vajadzībām.

37. Katrā dokumenta lappusē, kas satur informāciju dienesta vajadzībām, augšējās malas un apakšējās malas vidū izdara atzīmi "DIENESTA VAJADZĪBĀM". Ja kādā no dokumenta lappusēm ir tikai vispārpieejama informācija, attiecīgajā lappusē augšējās un apakšējās malas vidū izdara atzīmi "NAV KLASIFICĒTS". Ja kāda no dokumenta lappusēm satur Informācijas atklātības likuma 5.panta otrās daļas 1., 2., 3., 4. vai 5.punktā minēto informāciju, attiecīgajā lappusē augšējās un apakšējās malas vidū izdara atzīmi "IEROBEŽOTA PIEEJAMĪBA".

38. Informācijas dienesta vajadzībām atsevišķas daļas (piemēram, nodaļas, punkti, tabulas) var būt vispārpieejama informācija vai Informācijas atklātības likuma 5.panta otrās daļas 1., 2., 3., 4. vai 5.punktā minētā informācija. Dokumenta tekstā pirms šīm sastāvdaļām lieto speciālu saīsinātu apzīmējumu "N" (vispārpieejama informācija) vai "IP" (Informācijas atklātības likuma 5.panta otrās daļas 1., 2., 3., 4. vai 5.punktā minētā informācija), bet pirms teksta daļas, kas ir informācija dienesta vajadzībām, lieto speciālu saīsinātu apzīmēju­mu "DV" (dienesta vajadzībām).

39. Tāda dokumenta nosaukums, kas satur informāciju dienesta vajadzī­bām, ir vispārpieejama informācija.

40. Informācijas dienesta vajadzībām atsevišķas daļas, kas ir vispārpie­ejama informācija, var izmantot atklāti, atdalot no aizsargājamās informācijas.

41. Visas informācijas dienesta vajadzībām dokumenta lappuses numurē. Katrā lappusē apakšējās malas labajā stūrī ar arābu cipariem norāda lappuses kārtas numuru un (aiz domuzīmes) dokumenta kopējo lappušu skaitu. Lappuses, uz kurām nav informācijas, nenumurē.

42. Sagatavojot informāciju dienesta vajadzībām, kas nepieciešama ārvalstīm un starptautiskajām organizācijām un apzīmēta kā "RESTRICTED", to izstrādā atbilstoši Latvijas Republikai saistošiem starptautiskajiem līgumiem vai to starptautisko organizāciju prasībām, kurās Latvijas Republika ir dalībvalsts.

43. Latvijā radītai informācijai statusu "informācija dienesta vajadzībām" nosaka uz vienu gadu no dienas, kad dokumentam piešķirts attiecīgais statuss. Ja iestādes vadītājs ir pieņēmis lēmumu par šī statusa atcelšanu pirms noteiktā termiņa vai par statusa termiņa pagarināšanu, lietvedības nodaļas darbinieks pēc lēmuma saņemšanas dokumenta pirmajā lappusē apakšējās malas kreisajā pusē izdara attiecīgu atzīmi par statusa atcelšanu vai termiņa pagarināšanu (ja statusa termiņš tiek pagarināts, norāda arī jauno termiņu) un apliecina to ar parakstu.

44. Par informācijas dienesta vajadzībām statusa atcelšanu pirms noteiktā termiņa vai tā pagarināšanu lietvedības nodaļas darbinieks rakstiski informē visu to iestāžu lietvedības nodaļu darbiniekus, kurām šis dokuments ir nosūtīts. Paziņojumu par informācijas dienesta vajadzībām statusa pagarināšanu nosūta ne vēlāk kā piecas darbdienas pirms iepriekš noteiktā statusa termiņa beigām. Attiecīgo iestāžu lietvedības nodaļu darbinieki pēc minētās informācijas saņemšanas nekavējoties izdara attiecīgu atzīmi uz dokumenta un informē iestādes amatpersonas, kuras ir šīs informācijas turētāji.

45. Ja līdz noteiktā termiņa beigām nav saņemta rakstiska informācija par nepieciešamību pagarināt dokumenta statusa "informācija dienesta vajadzībām" termiņu, lietvedības nodaļas darbinieks dokumenta pirmajā lappusē apakšējās malas kreisajā pusē izdara atzīmi par noteiktā statusa atcelšanu.

46. Informāciju dienesta vajadzībām var pavairot amatpersona, kuras rīcībā tā ir nodota, ja pavairošana nepieciešama darba vai dienesta vajadzībām un izgatavotās kopijas atrodas iekšējā apritē iestādē. Kad kopijas darbam vairs nav nepieciešamas, amatpersona tās iznīcina. Iznīcināšanas procesu nedokumentē.

47. Informāciju dienesta vajadzībām pavairo lietvedības nodaļas darbi­nieks, ja kopiju nepieciešams nosūtīt citai iestādei. Lietvedības nodaļas darbi­nieks numurē kopijas un attiecīgajā informācijas dienesta vajadzībām reģistrā­cijas un uzskaites sistēmā izdara atzīmes par kopiju izgatavošanu, norādot kopiju skaitu un adresātus.

48. Ja informācija dienesta vajadzībām zaudējusi aktualitāti un nav nepie­ciešama darbam, to var iznīcināt (izņemot iestādē sagatavotās un reģistrētās informācijas dienesta vajadzībām vienu eksemplāru, kuru saglabā līdz tā izvērtē­šanai un atlasei valsts arhīvam glabāšanā).

49. Ja iestāde, kas sagatavojusi informāciju dienesta vajadzībām, pieprasa iznīcināt attiecīgo informāciju, to iznīcina.

50. Pēc iestādes vadītāja rakstiska lēmuma saņemšanas par reģistrētās informācijas dienesta vajadzībām iznīcināšanu to veic lietvedības nodaļas darbi­nieks. Par veikto iznīcināšanu lietvedības nodaļas darbinieks izdara atzīmi attiecīgajā informācijas dienesta vajadzībām reģistrācijas un uzskaites sistēmā.

51. Informāciju dienesta vajadzībām iznīcina, attiecīgo dokumentu vai tehnisko informācijas nesēju sadedzinot, izkausējot, ķīmiski sadalot, sasmalcinot vai izdzēšot, izmantojot šim nolūkam paredzētu pro­grammatūru, lai zustu iespēja gūt informāciju no tās nesēja vai atjaunot to.

52. Ja dokumentu, kas satur informāciju dienesta vajadzībām, iznīcina ar papīra smalcinātāju, sasmalcinātā papīra strēmelei jābūt ne garākai par 30 mm un ne platākai par 4 mm.

(MK 01.11.2005. noteikumu Nr.817 redakcijā)

53. Latvijā radītu informāciju dienesta vajadzībām nodod ārvalstu institū­cijām Latvijas Republikas un ārvalstu sadarbības ietvaros saskaņā ar savstarpēji noslēgtajiem starptautiskajiem līgumiem.

54. Ja iestādes vadītājam ir pamats uzskatīt, ka informācija dienesta vaja­dzībām ir izpausta vai nozaudēta, viņš vienas darbdienas laikā izveido dienesta izmeklēšanas komisiju vismaz triju cilvēku sastāvā. Dienesta izmeklēšanas komisijas sastāvā var iekļaut valsts drošības iestāžu darbiniekus.

55. Dienesta izmeklēšanas komisija 10 darbdienu laikā sagatavo atzinu­mu, kurā norāda, vai ir izdarīts pārkāpums un kas par to ir atbildīgs. Ar pamatotu un iestādes vadītāja akceptētu rakstisku lēmumu izmeklēšanas termiņu var pagarināt uz laikposmu līdz vienam mēnesim. Dienesta izmeklēšanas termiņā neieskaita laikposmu, kad darbiniekam, par kura rīcību tiek veikta dienesta izmeklēšana, ir pārejoša darbnespēja vai viņš ir atvaļinājumā vai komandējumā.

56. Ja dienesta izmeklēšana tika veikta sakarā ar pamatotām aizdomām par tādas informācijas izpaušanu, kuru Latvijai nodevusi ārvalsts, starptautiska organizācija vai tās institūcija un kura klasificēta kā "RESTRICTED", kā arī par tādas ar šo informāciju saistītās informācijas izpaušanu, kura radīta Latvijā, iestādes vadītājs par dienesta izmeklēšanas rezultātiem informē Satversmes aizsardzības biroju.

1) neizpaust informāciju dienesta vajadzībām, kas man tiks uzticēta vai kļūs zināma, pildot darba vai dienesta pienākumus;

2) bez iebildumiem un precīzi izpildīt ar informācijas dienesta vajadzībām aizsardzību saistīto rīkojumu (pavēļu), noteikumu un instrukciju prasības, ar kurām esmu iepazīstināts;

3) ziņot par prettiesiskiem mēģinājumiem iegūt no manis informāciju dienesta vajadzībām, kā arī par man zināmiem informācijas dienesta vajadzībām aizsardzības pasākumu pārkāpumiem.

Esmu brīdināts, ka par informācijas dienesta vajadzībām izpaušanu, nozaudēšanu un citiem šīs informācijas aizsardzības pasākumu pārkāpumiem tikšu saukts pie disciplināratbildības vai kriminālatbildības.