(5) Elektronisko dokumentu izstrādāšanas, noformēšanas, glabāšanas un aprites kārtība valsts un pašvaldību iestādēs un kārtība, kādā notiek elektronisko dokumentu aprite starp valsts un pašvaldību iestādēm vai starp šīm iestādēm un fiziskajām un juridiskajām personām

Ministru kabineta noteikumi Nr.473

Rīgā 2005.gada 28.jūnijā (prot. Nr.37 5.§)

Elektronisko dokumentu izstrādāšanas, noformēšanas, glabāšanas un aprites kārtība valsts un pašvaldību iestādēs un kārtība, kādā notiek elektronisko dokumentu aprite starp valsts un pašvaldību iestādēm vai starp šīm iestādēm un fiziskajām un juridiskajām personām

Izdoti saskaņā ar Elektronisko dokumentu likuma 6.panta otro daļu

I. Vispārīgie jautājumi

1. Noteikumi nosaka elektronisko dokumentu izstrādāšanas, noformēša­nas, glabāšanas un aprites kārtību valsts un pašvaldību iestādēs un kārtību, kādā notiek elektronisko dokumentu aprite starp valsts un pašvaldību iestādēm vai starp šīm iestādēm un fiziskajām un juridiskajām personām.

2. Elektronisko dokumentu izstrādāšana un noformēšana, glabāšana un aprite valsts un pašvaldību iestādēs (turpmāk - iestāde) notiek, ievērojot prasības, kas minētas citos normatīvajos aktos par dokumentu izstrādāšanu, noformēšanu, glabāšanu un apriti, ja šajos noteikumos nav noteikts citādi.

3. Ja puses ir rakstiski vienojušās par elektroniskā dokumenta parakstīšanu ar elektronisko parakstu, prasību par drošu elektronisko parakstu un laika zīmogu var nepiemērot.

(MK 21.12.2010. noteikumu Nr.1163 redakcijā)

4. Ja dokumentētā informācija nav noformēta elektroniski, iestādei nav pienākums to izsniegt elektroniski (izņemot gadījumus, ja šajos noteikumos nav noteikts citādi).

II. Elektroniskā dokumenta izstrādāšana un noformēšana

5. (Svītrots ar MK 21.12.2010. noteikumiem Nr.1163)

6. (Svītrots ar MK 21.12.2010. noteikumiem Nr.1163)

7. (Svītrots ar MK 21.12.2010. noteikumiem Nr.1163)

8. Ja elektroniskais dokuments ir parakstīts ar drošu elektronisko parakstu un tam ir laika zīmogs, elektroniskā dokumenta parakstīšanas laiks ir laika zīmoga pievienošanas datums un laiks.

(MK 21.12.2010. noteikumu Nr.1163 redakcijā)

9. (Svītrots ar MK 21.12.2010. noteikumiem Nr.1163)

10. Elektronisko dokumentu izstrādā un noformē vienā no šādiem formātiem:

10.1. vienkārša teksta formātā;

10.2. atvērtā dokumentu formātā (ODF) biroja lietotnēm;

10.3. atvērtā biroja XML (Office Open XML) datņu formātā;

10.4. portatīvā dokumenta (PDF) formātā vai portatīvā dokumenta formātā ilglaicīgai glabāšanai (PDF/A);

10.5. digitāli saspiesta un kodēta attēla (JPEG, TIFF un PNG) formātā.

(MK 21.12.2010. noteikumu Nr.1163 redakcijā)

10.1 Elektroniskā dokumenta nosūtīšanai vai saglabāšanai elektronisko datu nesējos var izmantot EDOC formāta pakotni.

(MK 21.12.2010. noteikumu Nr.1163 redakcijā)

11. Ja iestāde izmanto formātus, kas nav minēti šo noteikumu 10. un 10.1 punktā, informāciju par to iestāde norāda savā mājas lapā internetā vai nodod atklātībai citā veidā.

(MK 21.12.2010. noteikumu Nr.1163 redakcijā)

12. Dokumenta dienesta atzīmes, saskaņojuma uzrakstu, atzīmi par dokumenta saskaņojumu, kā arī dokumenta apstiprinājuma uzrakstu un atzīmi par dokumenta apstiprinājumu iestāde elektroniskajā dokumentā noformē atbilstoši normatīvajiem aktiem par dokumentu izstrādāšanu un noformēšanu vai kā atsevišķu datni, kuru paraksta kopā ar elektronisko dokumentu.

(MK 21.12.2010. noteikumu Nr.1163 redakcijā)

13. Dokumenta reģistrācijas numuru dokumentā noformē vienā no šādiem veidiem:

13.1. ietverot to parakstāmajā dokumentā;

13.2. norādot to atsevišķā datnē, kuru paraksta kopā ar elektronisko dokumentu.

(MK 21.12.2010. noteikumu Nr.1163 redakcijā)

13.1 Papīra formā sagatavota dokumenta elektronisko kopiju saglabā, izmantojot vienu no šo noteikumu 10.4. un 10.5.apakšpunktā minētajiem formātiem.

(MK 21.12.2010. noteikumu Nr.1163 redakcijā)

13.2 Papīra formā sagatavota dokumenta elektroniskās kopijas pareizību apliecina atbilstoši normatīvajiem aktiem par dokumentu izstrādāšanu un noformēšanu, apliecinājuma uzrakstu noformējot vienā no šādiem veidiem:

13.21. atsevišķā datnē, ko kopā ar papīra formā sagatavota dokumenta elektronisko kopiju paraksta kā vienu datni;

13.22. uz papīra formā sagatavota dokumenta elektroniskās kopijas šo noteikumu 10.4.apakšpunktā minētajā formātā un to parakstot.

(MK 21.12.2010. noteikumu Nr.1163 redakcijā)

13.3 Papīra formā sagatavota dokumenta elektronisko izrakstu vai norakstu noformē atbilstoši normatīvajiem aktiem par dokumentu izstrādāšanu un noformēšanu.

(MK 21.12.2010. noteikumu Nr.1163 redakcijā)

13.4 Dokumentu izstrādāšanas un noformēšanas jomu regulējošajos normatīvajos aktos noteikto prasību izpildi par dokumenta cauršūšanu vai caurauklošanu elektroniskajam dokumentam nodrošina, cauršujamos vai caurauklojamos dokumentus parakstot kopā kā vienu datni.

(MK 21.12.2010. noteikumu Nr.1163 redakcijā)

III. Elektronisko dokumentu aprite starp valsts un pašvaldību iestādēm vai starp šīm iestādēm un fiziskajām un juridiskajām personām

14. Elektronisko dokumentu apriti nodrošina, izmantojot šādus elektronisko datu nesējus un informācijas apmaiņas veidus:

14.1. elektronisko pastu;

14.2. iestāžu pārziņā esošās speciālās tiešsaistes formas;

14.3. kompaktdiskus;

14.4. kopnes USB saskarnes atmiņas ierīces;

14.5. (svītrots ar MK 24.01.2017. noteikumiem Nr. 45);

14.6. oficiālo elektronisko adrešu informācijas sistēmu.

(MK 21.12.2010. noteikumu Nr. 1163 redakcijā, kas grozīta ar MK 24.01.2017. noteikumiem Nr. 45)

14.1 Sagatavojot elektroniskos dokumentus, iestāde šo noteikumu 14.punktā minētajos elektronisko datu nesējos iekļauj informāciju ar norādēm uz neautentificētam lietotājam publiski pieejamiem bezmaksas tiešsaistes rīkiem, ar kuriem iespējams pārbaudīt elektroniskā dokumenta autentiskumu un elektroniskā paraksta derīgumu, kā arī informāciju par bezmaksas rīkiem, ar ko atvērt elektronisko dokumentu un lasīt tā saturu, ja iestāde nosūta dokumentu formātā, kas atšķiras no iesniedzēja atsūtītā.

(MK 21.12.2010. noteikumu Nr.1163 redakcijā)

15. Papildus šo noteikumu 14.punktā minētajiem elektroniskajiem datu nesējiem iestāde var pieņemt elektroniskos dokumentus, kas iesniegti citos datu nesējos, informāciju par to norādot savā mājas lapā internetā vai nododot to atklātībai citā veidā.

16. Ja elektronisko dokumentu nosūta, izmantojot elektronisko pastu, to nosūta elektroniskā pasta ziņojumā kā pievienotu datni uz oficiālo elektroniskā pasta adresi, kas norādīta iestādes mājas lapā internetā, iestādes veidlapā vai elektroniskā dokumenta autora iesniegtajā dokumentā.

16.1 Iestāde var noteikt elektroniskā pasta ziņojumam pievienoto datņu kopējo pieļaujamo lielumu, kas nav mazāks par 10 megabaitiem, informāciju par to norādot savā mājas lapā internetā vai nododot to atklātībai citā veidā.

(MK 13.11.2007. noteikumu Nr.760 redakcijā)

17. Šo noteikumu 14.1.apakšpunktā minētajā gadījumā iestāde reģistrē elektroniskā dokumenta saņemšanas datumu, laiku, iesniedzēju un iesniedzēja elektroniskā pasta adresi un vienas darbdienas laikā nosūta iesniedzējam paziņojumu par elektroniskā dokumenta saņemšanu uz elektroniskā pasta adresi, no kuras dokuments nosūtīts iestādei.

18. Šo noteikumu 14.2.apakšpunktā minētajos gadījumos iestāde nodro­šina iesniedzējam iespēju tiešsaistes režīmā pārliecināties par elektroniskā dokumenta saņemšanu.

19. Ja elektroniskais dokuments ir saņemts pa elektronisko pastu un to nav iespējams izlasīt, paziņojumā par elektroniskā dokumenta saņemšanu to attiecīgi norāda un nosūta uz elektroniskā pasta adresi, no kuras dokuments nosūtīts iestādei.

20. (Svītrots ar MK 21.12.2010. noteikumiem Nr.1163)

21. (Svītrots ar MK 21.12.2010. noteikumiem Nr.1163)

22. Ja elektroniskais dokuments nosūtīts pa elektronisko pastu vai, izmantojot iestāžu pārziņā esošās speciālās tiešsaistes formas, tiek uzskatīts, ka adresāts to ir saņēmis divu darbdienu laikā pēc tā nosūtīšanas. Ja rodas dom­starpības, iestādei jāpierāda, ka elektroniskais dokuments ir nosūtīts. Ja adresāts apgalvo, ka elektronisko dokumentu nav saņēmis, viņam šis apgalvojums jāpamato.

23. Ziņas par elektronisko dokumentu un tā saturu iestāde reģistrē informācijas sistēmā neatkarīgi no to informācijas nesēja.

24. Iestāde reģistrē elektroniskā dokumenta nosūtīšanas vai saņemšanas datumu, laiku un elektroniskā dokumenta adresātu.

IV. Elektronisko dokumentu glabāšana valsts un pašvaldību iestādēs

25. Iestāde glabā elektronisko dokumentu, lai būtu iespējama tā integri­tātes pārbaude termiņos, kas noteikti saskaņā ar lietu nomenklatūru vai klasifikācijas shēmu.

26. Elektronisko dokumentu glabāšanas kārtību iestāde nosaka pirms attiecīgās informācijas sistēmas izveidošanas.

27. Iestāde dokumentē elektronisko dokumentu glabāšanas kārtību.

28. Glabāšanas apstākļus un uzturēšanas procesus plāno tā, lai aizsargātu dokumentus no neatļautas piekļūšanas, pazušanas vai iznīcināšanas.

29. Drošības līdzekļus, dublēšanas pasākumus un metodes dokumentiem, kas satur ierobežotas pieejamības informāciju, nosaka, ievērojot normatīvos aktus, kas regulē ierobežotas pieejamības informācijas aizsardzību.

30. Iestāde, ievērojot prasības, kas noteiktas normatīvajos aktos, kuri regulē attiecīgās jomas, nosaka piekļuves tiesības un ierobežojumus, kurus paredz darbā ar elektroniskajiem dokumentiem.

31. Pieejamības kontroli nodrošina, nosakot pieejamības statusu gan dokumentiem, gan personām, kā arī veicot pastāvīgu elektronisko dokumentu izmantošanas uzskaiti.

V. Noslēguma jautājums

(Nodaļa svītrota ar MK 24.01.2017. noteikumiem Nr. 45)

32. (Svītrots ar MK 24.01.2017. noteikumiem Nr. 45)

Ministru prezidents A.Kalvītis

Tieslietu ministre S.Āboltiņa